KPI
Der Begriff KPI steht für „Key Performance Indicator“ und bezeichnet eine messbare Kennzahl, mit der Ziele, Prozesse oder der Fortschritt – beispielsweise der Digitalisierung – im Unternehmen sichtbar und vergleichbar gemacht werden.
Was ist „KPI“?
Die Abkürzung KPI bedeutet auf Deutsch „wichtige Leistungskennzahl“. KPIs zeigen, ob ein bestimmter Bereich des Unternehmens so funktioniert wie er soll.
In der Praxis werden KPIs für alle Unternehmensbereiche genutzt, beispielsweise zur Steuerung von Vertrieb, Kundenservice oder im Kontext von Digitalisierungsvorhaben. Eine sinnvoll gewählte KPI liefert vergleichbare und nachvollziehbare Werte für die Bewertung und Optimierung von Leistungen und Prozessen.
Beispiel:
Um den Digitalisierungsgrad von Geschäftsprozessen zu messen, kann eine KPI wie „Anteil papierloser Prozesse“ oder „Prozesse mit Systemunterstützung“ definiert werden. Solche KPIs helfen dabei, Fortschritte objektiv darzustellen und Entwicklungsmaßnahmen gezielt zu steuern.
Die richtigen KPIs finden
KPIs werden stets im Hinblick auf unternehmerische Ziele entwickelt. Entscheidend ist, dass sie zielgerichtet, relevant und regelmäßig überprüfbar sind, z. B. die Anzahl der digitalisierten Prozesse oder die Bearbeitungszeit pro Kundenanfrage. Für die Auswahl und Formulierung von KPIs haben sich die sogenannten SMART-Kriterien bewährt:
- Spezifisch: Die KPI muss eindeutig einen Zielbereich benennen.
- Messbar: Die Kennzahl muss quantitativ oder qualitativ erfasst werden können.
- Erreichbar („Achievable“): Das Ziel sollte realistisch erreichbar sein.
- Relevant: Die Kennzahl muss einen Bezug zur Unternehmensstrategie oder zu den Prozesszielen haben.
- Zeitgebunden: Die Messung erfolgt innerhalb eines definierten Zeitraums.
Weitere Grundsätze für erfolgreiche KPIs:
- KPIs messen, was wichtig ist und machen nicht wichtig, was messbar ist – nur weil eine KPI einfach zu messen ist, ist sie nicht automatisch die richtige Kennzahl.
- KPIs sollten schnell und einfach erfassbar sein – ist der Aufwand zur Erfassung größer als der Nutzen, ist die Kennzahl ungeeignet.
- Die Werte sollten aktuell sein – wenn die Werte bei der Messung schon veraltet sind, eignet sich die Kennzahl nicht.
- Die Werte müssen vergleichbar sein – sind einzelne Messungen nicht miteinander vergleichbar, eignet sich die Kennzahl nicht.
Vorteile von KPIs
Sie schaffen Klarheit
- Ziele werden transparent und nachvollziehbar messbar gemacht.
- Entwicklungen und Trends können über längere Zeiträume verglichen werden.
Sie liefern die Grundlage für Entscheidungen
- Entscheidungen basieren auf belastbaren Daten, die objektive Analysen ermöglichen.
- Abweichungen und Handlungsbedarf werden frühzeitig erkennbar.
Herausforderungen von KPIs
Falscher Fokus
- Die Auswahl ungeeigneter Kennzahlen kann den Blick auf das Wesentliche verstellen.
- Eine KPI ohne Kontextwissen lässt sich leicht fehlinterpretieren oder missbrauchen.
Erfassungs- und Pflegeaufwand
- Nicht alle KPIs lassen sich einfach erfassen – manche erfordern spezielle Tools oder Systeme.
- Die Daten müssen regelmäßig erhoben, gepflegt und interpretiert werden.
Kennzahlen-Bias
- Zu viele oder schlecht gewählte KPIs können zu Verwirrung und kontraproduktivem Verhalten führen.
Anwendungsbereiche von KPIs
KPIs finden überall dort Einsatz, wo Leistungen, Prozesse oder Ziele auf Zahlenbasis gesteuert werden:
- Vertrieb: z. B. Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter, Abschlussquote
- Personal: z. B. Fluktuationsrate, Krankentage pro Mitarbeiter
- Produktion: z. B. Ausschussquote, Durchlaufzeit
- Digitalisierung: z. B. Anteil digitalisierter Prozesse, Anzahl digitaler Schnittstellen, KPI für Digitalisierungsgrad