7 Schritte zur Digitalisierung: So digitalisierst du dein Unternehmen

Grundlagen – Was bedeutet Digitalisierung?

Digitalisierung im unternehmerischen Kontext bedeutet primär, analoge Prozesse und Technologien durch digitale zu ersetzen. Tätigkeiten, die du und dein Team bislang von Hand erledigen musstet, werden stattdessen von digitalen Anwendungen übernommen oder unterstützt, z. B. schreibt ihr inzwischen wahrscheinlich deutlich mehr E-Mails als Briefe.

Die Digitalisierung ist vor allem bei einfachen, wiederholbaren Aufgaben sinnvoll, aber auch bei komplexeren Tätigkeiten möglich. Wenn du mehr über die grundlegende Definition und Hintergründe der Digitalisierung erfahren möchtest, empfehlen wir dir unseren Beitrag dazu.

Warum solltest du dein Unternehmen digitalisieren?

Dass Digitalisierung viele Vorteile hat, ist, wie zuvor erwähnt, nicht neu – sonst würdest du diesen Beitrag wahrscheinlich auch gar nicht lesen. Die wichtigsten Gründe, die für die Digitalisierung sprechen, habe ich dir im Folgenden noch einmal aufgeführt.

• Digitalisierung spart Zeit, weil automatisierte und digitale Abläufe häufig schneller Ergebnisse erzielen, als es mit analogen Mitteln möglich wäre.
• Digitalisierung hilft, Entscheidungen zu treffen, weil große Datenmengen in Echtzeit verarbeitet und ausgewertet werden können. So kannst du in deinem Unternehmen Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis treffen.
• Digitalisierung schont Ressourcen, weil weniger Materialien, Werkstoffe und Zeit für die Erledigung von Aufgaben benötigt werden.
• Digitalisierung verbessert die Kundenbeziehung, da schnellere Reaktionszeiten und der dezentrale Zugriff auf Informationen im Kundenservice zu schnelleren und besseren Ergebnissen führen. Außerdem können Routineaufgaben und allgemeine Anfragen automatisiert und schnell erledigt werden. So hast du mehr Zeit, individuell auf deine Kunden einzugehen, wenn es um komplexere oder heikle Themen geht.
• Digitalisierung erleichtert deinen Mitarbeitenden das Leben, weil einige nervige Aufgaben automatisiert werden können, schlechte Prozesse vor der Digitalisierung optimiert werden und damit auch die Effizienz zunimmt. So bleibt mehr Zeit für die eigentlich relevanten Aufgaben.

Die sieben Schritte zur Digitalisierung

Denk immer daran: Digitalisierung ist kein Selbstzweck und nicht jeder digitale Prozess ist ein guter Prozess. Wie du es schaffst, sinnvoll zu digitalisieren, erfährst du in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt 1: Analysiere den Ist-Zustand

Bevor du etwas veränderst, ist es zunächst wichtig, zu wissen, wo du mit deinem Unternehmen aktuell stehst. Deswegen startest du mit einer ausführlichen Analyse. Plane genug Zeit und Ressourcen ein, um dein Unternehmen gründlich unter die Lupe zu nehmen.

Folgende Aspekte solltest du in deinem Unternehmen untersuchen: interne Prozesse, Infrastruktur, digitale Kompetenzen, Unternehmenskultur und Akzeptanz, Budgetanforderungen, Markt und Wettbewerb:

Schritt 2: Change-Management

Ist nach dem ersten Schritt klar, welche Potenziale es in deinem Unternehmen gibt und dass du digitalisieren möchtest, ist es Zeit, das Change-Management (Veränderungsmanagement) mitzudenken.

Digitalisierung kann und wird zu großen Veränderungen im Arbeitsalltag führen. All das funktioniert am verlässlichsten, wenn deine Mitarbeitenden begeistert mitziehen und alle Prozesse optimal ineinandergreifen. Denk deswegen von Beginn an daran, diese Veränderungen strukturiert zu begleiten. Wähle eine oder auch zwei Personen aus, die für das Change-Management verantwortlich sind. Dazu gehört u.a., die Mitarbeitenden bzgl. der Digitalisierungsprojekte zu informieren, die Erwartungen und Bedenken aufzunehmen und dafür zu sorgen, dass sie berücksichtigt werden.

Schritt 3: Entwickle eine Digitalisierungsstrategie

Wie für jede unternehmerische Entwicklung solltest du auch für die Digitalisierung eine klare Strategie haben. Andernfalls läufst du Gefahr, ineffektiv und ineffizient zu arbeiten und dich auf Dauer zu verzetteln. Gerade wenn du noch am Anfang deiner Unternehmensdigitalisierung stehst. In einer Umfrage zur Strategie zur Bewältigung des digitalen Wandels aus 2025 gaben nur 28 Prozent der befragten Unternehmen an, über eine zentrale Strategie für die Digitalisierung zu verfügen.

Damit wir diese Zahl in Zukunft erhöhen können und auch du aktiv dazu beiträgst, kannst du in diesem Schritt die Digitalisierungsstrategie für dein Unternehmen angehen.

Sie enthält unter anderem die Ziele, die du mit der Digitalisierung verfolgst, sowie passende Kennzahlen für die Kontrolle. Außerdem führst du darin alle Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle auf, die du digitalisieren möchtest, inkl. Zeitplan und Verantwortlichkeit. Wichtig dabei: Geh nicht alles auf einmal an, sondern arbeite Stück für Stück.

Die Schritte 4 bis 7 wiederholst du jeweils für jede einzelne Maßnahme deiner Digitalisierungsstrategie. Als Beispiel nutze ich hier die Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung.

Schritt 4: Baue die nötige Infrastruktur auf

Um deine Digitalisierungsstrategie umzusetzen, benötigst du die passende (technologische) Infrastruktur. Welche Technologien du allgemein in deinem Unternehmen nutzt und zukünftig nutzen möchtest, solltest du bereits in Schritt 1 und 3 für dich und dein Unternehmen geklärt haben.

Nun geht es um den konkreten Anwendungsfall, die Einführung der digitalen Zeiterfassung. Der erste Schritt dabei ist natürlich die Überprüfung und ggf. die Anpassung des aktuellen Prozesses. Ein schlechter analoger Prozess wird durch Digitalisierung nicht besser, sondern er wird zu einem schlechten digitalen Prozess. Hast du also definiert, wie dein Wunschprozess aussieht und welches Budget (Schritt 3) dir zur Verfügung steht, geht es um die notwendige Technologie.

Je nach Anbieter gibt es verschiedene Möglichkeiten. Hier musst du prüfen, was zu deinen Anforderungen und Wünschen passt, aber auch zu denen deiner Mitarbeitenden. Dazu gehört unter anderem die Frage, ob es Chips und Lesegeräte im Unternehmen geben soll. Die kommen dem klassischen „Stempeln“ noch am nächsten. Alternativ kann es eine Software sein, die über das Intranet und die Arbeitsrechner erreichbar ist. Auch eine Browseranwendung, die auf einem Rechner oder jederzeit per Handy genutzt werden kann, ist möglich. Diese Dinge solltest du idealerweise aus deinem Wunschprozess abgeleitet haben. 

Am Ende wählst du also die Software und/oder Hardware (z. B. Lesegeräte) aus, die am besten zu den Rahmenbedingungen deines Unternehmens passt. 

Schritt 5: Testphase

Anschließend beginnst du mit der Umsetzung. In vielen Projekten hat sich gezeigt, dass es je nach Thema und Maßnahme sinnvoll ist, neue Prozesse und Technologien nicht sofort im ganzen Unternehmen auszurollen, sondern zuerst mit einer einzigen Abteilung oder im Rahmen eines kleineren Testprojekts zu starten. Je komplexer der neue Prozess oder das Projekt, desto ausgiebiger sollte getestet werden. Auf diese Weise sammelst du erste Erfahrungen und Erkenntnisse, ohne die normalen Arbeitsabläufe massiv zu beeinträchtigen. Dein Unternehmen bleibt also leistungsfähig, während du gleichzeitig im Hintergrund an eurer Digitalisierung arbeitest.

Die Mitarbeitenden aus dieser Pionierabteilung oder das von dir zusammengestellte Projektteam testen die neuen Prozesse sowie die Hard- und Software. Ihr Feedback hilft dir, kleine Fehler und Optimierungspotenziale zu erkennen und die spätere Einführung im gesamten Unternehmen oder der nächsten Abteilung zu erleichtern. Hier können auch direkt Widerstände und Bedenken adressiert werden. Gerade in dieser Phase ist das Change-Management besonders wichtig.

Denk daran, dir messbare Ziele zu setzen und vorher festzulegen, auf Basis welcher Kennzahlen, Werte etc. die Testphase als Erfolg gewertet wird.

Schritt 6: Integration in die Gesamtstruktur

Wenn du alle Technologien ausgewählt und in Schritt 5 getestet hast, startet die Integration in die Gesamtstruktur. Das zuständige Projektmanagement und die Mitarbeitenden aus der Testphase sollten nun Hand in Hand arbeiten und die Einführung im Rest des Unternehmens begleiten.

Dazu gehören die Einrichtung der notwendigen Hard- und/oder Software, der Austausch mit den Mitarbeitenden und die Koordination für die Maßnahmen im Bereich der Schulung (siehe Schritt 7). Hast du in Schritt 5 ausgiebig getestet und optimiert, wird es in diesem Schritt wahrscheinlich nur noch zu kleineren Anpassungen kommen und die Eingewöhnungsphase wird gut verlaufen. Um das zu gewährleisten, darfst du allerdings den Bereich der Schulung nicht vernachlässigen. Daher ist diesem Bereich unser letzter und finaler Schritt gewidmet.

Schritt 7: Schule deine Mitarbeitenden

Dein Projektteam ist schon fit in deinem neuen digitalen Prozess, die restlichen Mitarbeitenden bis jetzt nicht. Sobald der Prozess im ganzen Unternehmen oder in den relevanten Bereichen ausgerollt wird, ist es Zeit, alle betroffenen Mitarbeitenden fit zu machen. Dafür eignen sich je nach Prozess Schulungen, Workshops und/oder Anleitungen (Videos, Ablaufdiagramme, Bild und Text).

Im Idealfall haben die Mitarbeitenden aus deinem „Pilotprojekt“ die Schulungen bereits mitgestaltet und durchlaufen, sodass sie Hilfestellung geben und bestärken können.

Es ist wichtig, den Mitarbeitenden den (persönlichen) Nutzen aufzuzeigen und klarzustellen, dass es darum geht, ihnen die Arbeit zu erleichtern.

Das Schulungsmaterial sollte dauerhaft zur Verfügung stehen, damit wiederholt, nachgeschlagen und optimiert werden kann. Das reduziert den Druck und fördert die Akzeptanz.

Hier können je nach Digitalisierungsstand auch KI-Chatbots eingesetzt werden, die direkt auf Fragen antworten.

Ein Unternehmen ist wie ein Haus: Wenn du denkst, du bist mit allen Baustellen fertig, fängst du wieder von vorn an.

Die Unternehmensentwicklung ist nie abgeschlossen, sei es die Entwicklung neuer Dienstleistungen, Produkte und Produktionsverfahren, die Personalentwicklung oder eben die Digitalisierung. Technologien, Wettbewerb und Gesellschaft entwickeln sich stetig weiter, genau wie dein Unternehmen. Mit deiner Digitalisierungsstrategie hast du die Grundlage geschaffen, mit diesen Entwicklungen langfristig Schritt zu halten und deine Wettbewerbsvorteile weiter auszubauen.

Überprüfe regelmäßig deine Prozesse und analysiere deine Kennzahlen, um Potenziale und Bedarfe für die Weiterentwicklung deines Unternehmens zu identifizieren. Halte auch die Augen nach neuen Technologien offen, die dein Unternehmen weiterbringen könnten. Dabei hilft dir natürlich auch unser Newsletter, der dich über neue Artikel und Projekte hier auf Südwestfalen.digital informiert.

Kannst du dein Unternehmen alleine digitalisieren oder benötigst du externe Dienstleister?

Während der Digitalisierung deines Unternehmens benötigst du je nach Projektphase unterschiedliche Kompetenzen und Expertisen rund um IT, Softwareentwicklung und Projektmanagement. Grundsätzlich kannst du das alles auch innerhalb deines Unternehmens abbilden, falls ihr die nötigen Kapazitäten und das nötige Fachwissen habt. Falls nicht, ist es sinnvoll, auf externe Unterstützung zurückzugreifen.

Falls du mehr über die unterschiedlichen Rollen und Anforderungen in Digitalisierungsprojekten erfahren möchtest, kannst du in diesem Beitrag weiterlesen.