Das perfekte Digitalisierungsteam: Welche Personen und Rollen benötigst du für die Digitalisierung deines Unternehmens?

Das Wichtigste vorab:

• Du lernst in diesem Artikel verschiedene Rollen kennen, die Teil eines Digitalisierungsprojekts sein können. Du benötigst aber nicht immer alle davon.
• Wenn du interne Mitarbeitende in dein Digitalisierungsteam einbindest, stell sie während der Projektlaufzeit in angemessenem Umfang von ihren regulären Aufgaben frei. Sonst kann das Projekt schnell ins Stocken geraten.
• Je nach Umfang des Projekts kannst du die Rollen auch quantitativ unterschiedlich stark besetzen. So können sich mehrere Personen eine Rolle teilen oder eine Person kann mehrere Rollen übernehmen. Entscheide individuell, welche zeitlichen Kapazitäten je Rolle und Person sinnvoll sind.

Quelle: eigene Abbildung

Impulsgeber – „Wir machen das jetzt!“

Was machen Personen, die als Impulsgeber agieren?

Die Impulsgeber sind häufig selbst nicht aktiv am Projekt beteiligt, geben aber in ihrer Rolle, wie der Name schon sagt, Impulse für die Weiterentwicklung des Unternehmens. Dabei sind diese Personen natürlich nicht nur auf den Bereich der Digitalisierung beschränkt. Sie haken nach, bringen neue Ideen ein und haben aktuelle Trends im Blick. Sie benötigen allerdings auch andere Teammitglieder, um gemeinsam Prioritäten festzulegen und die strategisch besten Impulse auszuwählen.

Ideal für diese Rolle ist eine Person aus der Unternehmensführung oder dem Management mit Einfluss, die strategisch denkt, offen für digitale Veränderungen ist und neue Ideen entwickeln kann. 

Welche Eigenschaften und Kompetenzen benötigst du als Impulsgeber?

• Strategisches und kreatives Denken 
• Kritikfähig, denn nicht jeder Impuls passt gerade zum Unternehmen und wird auch zum Projekt
• Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Technologien und Trends

Projektmanagement – „Ich habe alles im Blick.“

Was macht das Projektmanagement?

Im Rahmen dieser Rolle werden die Digitalisierungsmaßnahmen geplant und gesteuert, Meilensteine definiert, beteiligte Personen koordiniert und alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten – Kommunikation ist entscheidend. Die entsprechende Person ist Anlaufstelle für interne und externe Belange. Sie überführt Impulse in reale Projekte.

Wie besetzt du die Rolle Projektmanagement am sinnvollsten?

Die Besetzung richtet sich nach Projektumfang: Vollzeitstelle oder Teilzeit, eine oder mehrere Personen. Wichtig ist, dass die Zuständigkeiten für alle klar sind und das Projektmanagement über ausreichende Ressourcen verfügt. Das betrifft Zeit, Personal sowie vorab definierte Entscheidungsbefugnisse, die auch von Vorgesetzten akzeptiert werden müssen.

Welche Eigenschaften und Kompetenzen benötigst du beim Projektmanagement?

• Erfahrung mit klassischen oder agilen Projektmanagementmethoden (z. B. PRINCE2, Scrum)
• Organisationstalent, Kommunikationskompetenz, Durchsetzungsvermögen, und Verhandlungsgeschick
• Neutralität gegenüber Projektbeteiligten
• Technologisches Grundverständnis

Prozessmanagement – „Geht das auch besser?“

Was umfasst das Prozessmanagement im Digitalisierungsprojekt?

Die zuständigen Personen binden vorhandene Unternehmensprozesse in das Digitalisierungsprojekt ein. Sie analysieren, modellieren und optimieren Abläufe mit Methoden wie Business Process Model and Notation (kurz BPMN) oder Lean Management. Bei umfangreichen Projekten sind mehrere Verantwortliche ratsam. 

Vergiss nicht, deine Aufbau- und Ablauforganisation entsprechend deiner Planungen und Ergebnisse zu aktualisieren.

Wie besetzt du das Prozessmanagement am besten? 

Falls du in deinem Unternehmen bereits eine Organisationseinheit für Prozessmanagement hast, wählst du daraus eine geeignete Person aus und stellst sie entsprechend von anderen Aufgaben frei. Falls nicht, wähle Personen aus, die die betroffenen Prozesse und mögliche Schwachstellen kennen. Wichtig ist, dass sie offen für mögliche Veränderungen sind.

Welche Eigenschaften und Kompetenzen benötigst du im Prozessmanagement?

• Überblick über betroffene Unternehmensprozesse
• Analytisches Denken, um Optimierungspotenziale zu erkennen 
• Kritisches und zukunftsorientiertes Denken 

Pilot-User – „Input direkt aus der Praxis.“

Was machen die Pilot-User?

Pilot-User kommen direkt aus der Praxis und stehen stellvertretend für alle Mitarbeitenden aus ihren jeweiligen Abteilungen. In deinem Digitalisierungsprojekt bringen sie das praktische Wissen aus dem Arbeitsalltag mit. Sie geben Input und zeigen Optimierungspotenzial aus dem Arbeitsalltag auf. 

Sie sind auch diejenigen, die anschließend die neuen oder veränderten Prozesse und Technologien testen, bevor du sie im ganzen Unternehmen ausrollst. Später agieren sie als Fürsprecher gegenüber anderen Mitarbeitenden und können ihnen in Absprache auch als erste Ansprechpersonen zur Verfügung stehen.

Wie besetzt du die Rolle Pilot-User am sinnvollsten?

Natürlich musst du nicht alle deine Mitarbeitenden zu Pilot-Usern machen. Wähle passende Personen aus verschiedenen Abteilungen aus, die von deinem Projekt direkt betroffen sein werden. Beziehe auf jeden Fall die skeptischen Mitarbeitenden von Anfang an ein. Wenn du sie für das Projekt begeisterst, wird es bei den anderen Mitarbeitenden umso leichter. Pilot-User können später auch die anderen Mitarbeitenden schulen und so noch besser unterstützen.

Welche Eigenschaften und Kompetenzen sollten Pilot-User mitbringen?

• Liebe zum Detail: So werden Fehler früh erkannt und können behoben werden
• Praktischer Bezug zum späteren Projektergebnis
• Kritisches Denken, skeptische Menschen sind von Vorteil

Fachkräfte – „Ich habe die technische Expertise!“

Was machen die Fachkräfte in Digitalisierungsprojekten?

Fachkräfte sind die Personen oder auch die externen Unternehmen, die über die technische Expertise verfügen, die im jeweiligen Projekt benötigt wird. Das kann ERP-Systeme, Datenanalysen, die individuelle Softwareentwicklung, die Hardwareausstattung und vieles mehr betreffen. Sie unterstützen mit ihrem Fachwissen bei allen relevanten Projektschritten. Je nach Projekt können gleichzeitig Fachkräfte aus unterschiedlichen Bereichen nötig sein.

Wie besetzt du die Rolle der Fachkraft am besten? 

In der Regel besetzen Unternehmen diese Rolle durch externe Selbstständige oder Unternehmen, die sich auf den jeweiligen Digitalisierungsbedarf spezialisiert haben. Hast du allerdings die Expertise schon im eigenen Unternehmen und lässt die Arbeitsbelastung es zu, kannst du es auch vollständig intern abwickeln.

Häufig ist es aber so, dass die internen Ressourcen alleine nicht ausreichen. Daher kann es sinnvoll sein, deine Mitarbeitenden als eine Art Qualitätsmanagement für die Ergebnisse der externen Fachkräfte einzusetzen.

Und falls du dich fragst, wo du passende Selbstständige und Unternehmen findest, helfe ich dir natürlich gerne weiter: Schau einfach mal auf unserer Dienstleisterübersicht vorbei.

Welche Eigenschaften und Kompetenzen benötigen deine Fachkräfte?

• Wissen über projektrelevante Technologien
• Erfahrung mit einschlägigen Digitalisierungsprojekten 
• Verständnis für die Unternehmensstrukturen 
• Falls du eine Förderung in Anspruch nimmst: ggf. geforderte Nachweise oder Zertifikate

Administration – „Ich weiß, was bei uns läuft!“

Was sind die Aufgaben der Administration in deinem Digitalisierungsprojekt?

Unter Administration fasse ich hier alles zusammen, was mit deiner IT-Infrastruktur zu tun hat. Es kann sein, dass dein Unternehmen eine eigene IT-Abteilung hat, vielleicht hast du auch ein bis zwei Personen für die Administration oder deine digitale Infrastruktur wird von einem Systemhaus übernommen. In allen Fällen gibt es eine Person, die weiß, wie deine digitale Infrastruktur aussieht, mit welchen Technologien du schon arbeitest, welche Programme du nutzt und was es zu beachten gilt. 

Diese Rolle ist zentral, um eine reibungslose Integration der Projektergebnisse in dein Unternehmen zu gewährleisten. So verhinderst du, dass du Geld und Zeit in Dinge investierst, die nicht in deine digitale Infrastruktur passen.

Wie besetzt du die Administrationsrolle am besten?

Es sollte eine Person oder ein Unternehmen sein, das deine IT-Infrastruktur sehr gut kennt, über alle passenden Zugänge verfügt und vor allem weiß, was in deinem Unternehmen nicht funktionieren kann und warum.

Welche Eigenschaften und Kompetenzen benötigst du für die Rolle Administration?

• Fachliche Expertise 
• Kommunikative Fähigkeiten, da viel Austausch nötig ist
• Kenntnisse über die unternehmensinterne IT-Infrastruktur

Change-Management – „So erleichtern wir den Übergang …“

Was macht das Change-Management im Digitalisierungsprozess?

Je nachdem, wie sehr dein Digitalisierungsprojekt Prozesse und gewohnte Routinen beeinflusst, solltest du von Beginn an ein Change-Management etablieren. Die Aufgabe des Change-Managements ist es, deine Mitarbeitenden während des Projekts immer „mitzunehmen“. Widerstände werden adressiert, sowie Kommunikation und Trainings organisiert. 

Wie besetzt du die Rolle im Change-Management?

Das Change-Management sollte möglichst neutral agieren, um zwischen allen anderen vermitteln zu können. Es sollten daher keine Personen sein, die bereits eine andere Rolle in deinem Projektteam innehaben oder sich stark dafür oder dagegen aussprechen. Da das mitunter aber nicht möglich ist, bietet sich auch eine externe Begleitung an. 

Welche Eigenschaften und Kompetenzen sind für das Change-Management relevant?

• Neutralität gegenüber/unabhängig von allen anderen am Projekt beteiligten Personen und Instanzen 
• Diplomatisches Geschick, Empathie
• Persönliche Stärke und Durchsetzungskraft auch bei stärkeren Widerständen 

Fördermittelberatung – „Dafür könnte es einen passenden Fördertopf geben.“

Warum Fördermittelberatung für dein Digitalisierungsprojekt nutzen?

Je nach thematischem Schwerpunkt deines Projekts, kann es sein, dass es Förderungen vom Land oder vom Bund gibt. D. h., der Staat hat ein Interesse daran, dass du dein Unternehmen weiterentwickelst, und bietet dir dafür finanzielle Anreize. Für dich bedeutet das, dass ein bestimmter Prozentsatz der Gesamtkosten (das variiert je nach Förderung) für dich übernommen wird. Dafür musst du im Grunde nur einen Antrag stellen und erklären, was du vorhast. Das kann allerdings manchmal etwas unübersichtlich sein. Da kommt dann die Beratung ins Spiel. Fördermittelberatungen helfen dir bei der Auswahl und Antragstellung für staatliche Förderprogramme, das spart dir Zeit, Nerven und je nach Programm zehntausende Euros und mehr.

Wie besetzt du die Rolle der Fördermittelberatung? 

Grundsätzlich benötigst du nicht für jede Förderung auch eine Beratung, das kommt ganz auf deine Wünsche, deine zeitlichen Kapazitäten und die Förderung an. In der Regel ist es am sinnvollsten, dass du dich durch externe Profis oder öffentliche Einrichtungen unterstützen lässt. Einige davon findest du zum Beispiel auch hier bei uns.  

Welche Eigenschaften und Kompetenzen sind für die Fördermittelberatung relevant?

• Kenntnisse über die allgemeine deutsche Förderlandschaft  
• Erfahrungen mit Förderungen für Digitalisierungsprojekte 

Betrachten wir die Höhe der Digitalisierungsausgaben und den entsprechenden Anstieg über die letzten Jahre, ist die Fördermittelberatung ein Thema, das du für dein Unternehmen grundsätzlich adressieren solltest. Auch wenn du deine Projekte ohne Schwierigkeiten selbst komplett finanzieren kannst, würdest du nicht lieber Förderungen nutzen und das eingesparte Geld in andere Dinge investieren?

Datenschutz – „Digital, aber sicher!“

Was gehört zu den Aufgaben der Datenschutzverantwortlichen in deinem Projekt?

Die Datenschutzverantwortlichen sorgen für DSGVO-konforme Datenverarbeitung, schulen Mitarbeitende und stärken die Sensibilität für IT-Sicherheit. Wichtig ist, dass Datenschutz und Cybersecurity als getrennte Funktionen verstanden werden. Für Letztere sind oft eigene Security-Profis zuständig, die als Fachkraft in ein Projektteam eingebunden werden sollten. Teils verfügen Fachkräfte im Kontext der Entwicklung bereits über eine entsprechende Qualifikation. Hier ist das konkrete Projekt entscheidend. Je nach Projekt ist die Rolle nicht über den gesamten Projektverlauf notwendig, sondern es geht um die Festlegung der grundlegenden Anforderungen und abschließende Prüfungen.

Wie besetzt du die Rolle des Datenschutzbeauftragten?

Je nach Unternehmensgröße, Branche und Tätigkeitsbereich hast du vielleicht intern bereits passende Personen oder externe Beauftragte, die sich zeitweise in das Projekt einbringen können. Ist das nicht der Fall, kannst du dir je nach Bedarf externe Unterstützung suchen. Die findest du entweder direkt über unsere Dienstleisterübersicht oder online, wie zum Beispiel über den TÜV.

Welche Eigenschaften und Kompetenzen sind im Kontext Datenschutz relevant?

• Allgemeine Expertise im Bereich Datenschutz
• Fachkenntnisse im Bereich Datenschutz je nach Schwerpunkt des Projekts

Marketing – „Zeig, was du draufhast!“

Welche Rolle spielt das Marketing in deinem Digitalisierungsprojekt?

Natürlich kann dein Marketingbereich direkt von einem Projekt betroffen sein, in jedem Fall kann das Marketing aber auch bei der internen und externen Kommunikation unterstützen. Dazu kann die Erstellung von Informationsmaterial für Mitarbeitende oder auch Kunden gehören, genauso wie die Planung ganzer Kampagnen, falls dein Projekt bspw. ein neues Produkt oder Serviceangebot betrifft. Dabei arbeiten die zuständigen Personen eng mit dem Change- und Projektmanagement zusammen. Auch in diesem Fall reicht es, wenn die zuständigen Personen phasenweise eingebunden werden, sobald der Projektplan und der zeitliche Horizont für die Marketingmaßnahmen festgelegt wurden.

Wie besetzt du die Rolle des Marketings?

Wenn du in deinem Unternehmen eine Marketingabteilung hast, kann jemand aus dieser Abteilung die entsprechenden Aufgaben übernehmen. Du kannst aber auch eine externe Agentur beauftragen und sie in das Projekt einbeziehen.

Welche Eigenschaften und Kompetenzen benötigst du für die Rolle Marketing?

• Fachwissen im Bereich Marketing und Digitalmarketing
• Wissen über die Zielgruppe (Kunden, Mitarbeitende)
• Expertise bzgl. der Erstellung notwendiger Materialien (Videoschnitt, Erstellung von Druckvorlagen etc.)