Was ist Digitalisierung? Definition & Hintergründe für Unternehmerinnen und Unternehmer

Die Definition: Digitalisierung kurz erklärt

Ursprünglich bedeutete Digitalisierung schlicht die Umwandlung analoger Informationen in digitale Formate.

Ein klassisches Beispiel: Eine alte Videokassette wird zur MP4-Datei, ein Papierfoto zum digitalen Bild, ein handgeschriebener Vertrag zum PDF-Dokument.

Diese rein technische Digitalisierung bezieht sich darauf, dass Informationen gespeichert und bearbeitet werden können, also maschinenlesbar sind. 

Digitalisierung im heutigen Sinne geht weit über diesen Ursprung hinaus. So steht heute der Einsatz digitaler Technologien zur Verbesserung, Automatisierung und Vernetzung wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Prozesse im Vordergrund. Auch die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle gehört heute mit dazu.

Kurz gesagt: Digitalisierung ist nicht einfach Technik, sie ist ein Werkzeug für tiefgreifende Veränderungen.

Digitale Technologien und einzelne Projekte im Rahmen der Digitalisierung sind nur der Anfang. Die digitale Transformation geht noch darüber hinaus und du beginnst, neu zu denken, wie dein Unternehmen funktioniert, mit welchen Tools ihr arbeitet und wie ihr Kundinnen und Kunden echten Mehrwert bietet. 

Weitere Informationen zu den Unterschieden von Digitalisierung und digitaler Transformation sowie zu den Dimensionen der digitalen Transformation findest du in unseren Beiträgen dazu.

Was bedeutet Digitalisierung für Unternehmen?

Für Unternehmen ist Digitalisierung eine Chance, Prozesse und Produkte zu verbessern. Richtig eingesetzt kann sie Folgendes bewirken:

• Effizienzsteigerung: Du reduzierst Papierberge, Fehler und Wiederholungen.
• Automatisierung: Aufgaben wie Datenübertragung oder Buchhaltung laufen automatisch.
• Flexibilität: Du reagierst schneller auf Marktveränderungen.
• Datenbasierte Entscheidungen: Entscheidungen stützen sich künftig auf Fakten, nicht auf Bauchgefühl.
• Resilienz: Digitalisierung macht dich widerstandsfähiger gegen Krisen, Lieferengpässe oder Personalengpässe.

Allerdings merken viele Unternehmerinnen und Unternehmer schnell: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sie soll dein Unternehmen robuster, schneller und anpassungsfähiger machen. Das gelingt dir aber nur dann, wenn du sie strategisch angehst.

Bestandteile der Digitalisierung in Unternehmen 

Halten wir also fest: Digitalisierung ist weit mehr, als die reine Übertragung eines analogen in ein digitales Medium. Aber was genau gehört nun zur Digitalisierung deines Unternehmens dazu?

Digitalisierung lässt sich grundsätzlich in sechs Bausteine einteilen, die eng miteinander verbunden sind. Wenn du nachhaltig und sinnvoll digitalisieren willst, ist es wichtig, alle sechs Bereiche im Blick zu haben: Strategie, Organisation und Führung, Prozesse, Daten, Technologien und natürlich die Menschen.

Was sich hinter diesen einzelnen Bestandteilen verbirgt, schauen wir uns im Folgenden genauer an:  

1. Strategie

Wenn du dein Unternehmen digitalisierst, bedeutet das in der Regel nicht, dass du nur ein kleines einzelnes Projekt umsetzt, sondern das ist meist erst der Anfang. Dein Unternehmen birgt viele Potenziale, die du nutzen kannst. Für eine sinnvolle und nachhaltige Unternehmensentwicklung ist es daher notwendig, dass du eine Strategie für die Digitalisierung entwickelst, um dich nicht zu verzetteln. Sie sollte in deine Unternehmensstrategie integriert werden. 

Eine gute Strategie ist maßgeschneidert, es gibt keine „one size fits all“-Lösung. Du entwickelst, gerne auch gemeinsam mit passenden Expertinnen und Experten, eine Strategie, die zu deinen Rahmenbedingungen und Unternehmenszielen passt. Jedes Unternehmen digitalisiert anders, je nach Zielen, Größe und Kultur.

Dabei solltest du auf jeden Fall folgende Punkte berücksichtigen: 

• Wo steht mein Unternehmen digital?
• Welche Trends verändern meine Branche?
• Welche neuen Geschäftsmodelle oder Services sind denkbar?
• Welche digitalen Anforderungen haben meine Kundinnen und Kunden?

2. Organisation und Führung

Digitalisierung im Rahmen der digitalen Transformation eines Unternehmens kann Einfluss darauf haben, wie Teams zusammenarbeiten, wie Entscheidungen getroffen werden und wie dein Unternehmen strukturiert ist. Kurz gesagt: Digitalisierung kann sich auf die gesamte Organisation deines Unternehmens auswirken. Das bedeutet natürlich auch, dass sich das Management und die Mitarbeitenden darauf einlassen müssen. Dazu gehören unter anderem folgende Faktoren: 

• Flexiblere Prozesse
• Flachere Hierarchien 
• Änderungen von Entscheidungsbefugnissen
• Bereichsübergreifende Zusammenarbeit 
• Datenbasierte Entscheidungen 
• Stetiges Lernen und eine entsprechend offene Fehlerkultur
• Neue Arbeitsformen (z. B. virtuelle Zusammenarbeit) 

Führungskräfte haben hier eine Vorbildfunktion und sollten entsprechende Strukturen und Prozesse fördern, statt nur Tools einzuführen. 

3. Prozesse

Die verschiedenen Prozesse in deinem Unternehmen bilden das Rückgrat für deinen langfristigen Erfolg. Daher sind sie oft ein Ansatzpunkt für die Digitalisierung. Das hat auch zur Folge, dass du im Zuge der Digitalisierung deine Prozesse überprüfen, optimieren und ggf. auch neu denken kannst.

Digitalisierung heißt somit nicht, analoge Abläufe einfach „digital abzutippen“. Drucke also bspw. keine Rechnung aus, um sie dann wieder einzuscannen. Nutze stattdessen ERP-Systeme, die Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und freigeben.

Frage dich bei jedem Prozess, den du digitalisieren willst:

• Brauchen wir diesen Schritt überhaupt noch?
• Können wir ihn vereinfachen oder automatisieren?
• Welchen Mehrwert hat ein digitaler Prozess?

Plane deine Prozesse von Anfang bis Ende durch, z. B. von der ersten Kundenanfrage bis zur Auslieferung. Nur dann entsteht wirkliche Effizienz.

4. Daten

Digitalisierung lebt von Informationen, das heißt, die Daten, die es in deinem Unternehmen ohnehin schon gibt, können durch Digitalisierung und Automatisierung besser und schneller gesammelt, aufbereitet und analysiert werden. Durch eine valide Datenbasis reduzierst du Fehlentscheidungen und unnötige Arbeitsschritte. So kannst du deine Optimierungs- und Absatzpotenziale voll ausschöpfen. 

Zu diesen Daten zählen beispielsweise:

• Kundendaten (z. B. Kaufverhalten, Serviceanfragen)
• Produktionsdaten (z. B. Maschinenlaufzeiten, Ausfallzeiten)
• Finanzdaten (z. B. Umsatzprognosen, Margen)
• Webdaten (z. B. Besucherverhalten, Suchbegriffe)

Aber es geht nicht nur ums Sammeln, sondern ums Verstehen. Nur wer Daten bewusst auswertet, kann bessere Entscheidungen treffen. Du erkennst Trends, kannst Abläufe automatisieren, Kontakte optimieren und vieles mehr. 

Dabei gilt: Datennutzung braucht Verantwortung. Datenschutz und Datensicherheit sind Pflicht. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gibt dazu im Themenbereich Unternehmen und Organisationen viele hilfreiche Tipps.

5. Technologien

Für die Digitalisierung benötigst du natürlich geeignete Hard- und Software. Also Systeme und Werkzeuge, um all das umzusetzen, was du dir vorgestellt hast. Vom ERP-System bis hin zu Cloud-Lösungen.

Was du genau für die Digitalisierung deines Unternehmens benötigst, hängt ganz von deiner Digitalisierungsstrategie ab und lässt sich nicht pauschal definieren. Möglich sind zum Beispiel: 

• Sensoren für die automatische Erkennung der Lagerbestände.
• Roboter für die automatisierte Ausführung einfacher Tätigkeiten. 
• Ein ERP-System für die zentrale und datengetriebene Verwaltung deines Unternehmens.
• Ein CRM-System für die zentrale und datengetriebene Verwaltung deiner Kundeninformationen. 
• Systeme für die digitale Zeiterfassung ersetzen Excel-Tabellen und Stundenzettel.
• Ein KI-Chatbot oder einfache Chatbots können Kundenanfragen beantworten.
• Digitale Signaturen erleichtern Freigabeprozesse.

6. Menschen 

Digitalisierung verändert Arbeitsabläufe, Berufsbilder und Anforderungen. Deshalb ist es entscheidend, Mitarbeitende von Anfang an einzubeziehen und stetig zu schulen. So kannst du ihnen die Mehrwerte vermitteln und deutlich machen, wie die Digitalisierung ihnen das Arbeiten erleichtern und vereinfachen kann.